Wohnungsübergabeprotokoll: Ratgeber und Checkliste

Das Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Wohnung bei Ein- und Auszug. Dieser Leitfaden zeigt, welche Angaben hineingehören, wie die Übergabe abläuft und welche Punkte im Streitfall entscheidend sind – geschrieben für Hausverwaltungen, Wohnungsunternehmen und Eigentümergemeinschaften.

Warum das Protokoll über Kaution und Streit entscheidet

Der Zustand der Wohnung zum Übergabetag bestimmt, welche Arbeiten der Mieter schuldet und welche zur normalen Abnutzung zählen. Ohne schriftliche Dokumentation trägt derjenige das Risiko, der einen Anspruch behauptet. Ein raumweise ausgefülltes, von beiden Seiten unterschriebenes Protokoll macht diese Beweisfrage überflüssig – und beschleunigt die Rückzahlung oder Einbehaltung der Kaution.

Ablauf der Wohnungsübergabe in fünf Schritten

  1. Termin vereinbaren: bei Tageslicht, mit ausreichend Zeit und leerer Wohnung.
  2. Zähler ablesen: Nummern und Stände notieren und fotografieren.
  3. Raum für Raum prüfen: Böden, Wände, Fenster, Türen, Sanitär, Elektro und mitvermietete Geräte.
  4. Mängel mit Frist festhalten: jeder Mangel mit Ort, Beschreibung und Termin zur Beseitigung.
  5. Schlüssel übergeben und unterschreiben: Anzahl je Schlüsselart notieren, beide Parteien erhalten ein Exemplar.

Checkliste: das gehört in das Protokoll

Allgemein

  • Adresse, Etage, Wohnungsnummer
  • Namen und Kontaktdaten aller Beteiligten
  • Übergabedatum und Uhrzeit
  • Anzahl und Art aller Schlüssel (Haustür, Wohnung, Keller, Briefkasten)

Zähler

  • Strom: Zählernummer und Stand
  • Gas: Zählernummer und Stand
  • Kalt- und Warmwasser je Zähler
  • Heizung / Wärmemengenzähler

Räume

  • Wände und Decken: Risse, Flecken, Bohrlöcher
  • Böden: Kratzer, Fugen, Beläge
  • Fenster und Türen: Dichtungen, Griffe, Rollläden
  • Elektro: Steckdosen, Schalter, Leuchten

Bad und Küche

  • Sanitärobjekte, Armaturen, Silikonfugen
  • Fliesen und Spiegel
  • Mitvermietete Geräte inklusive Marke und Zustand
  • Lüftung und Abflüsse

Nebenflächen

  • Keller, Speicher, Abstellraum
  • Balkon, Terrasse, Garten
  • Stellplatz oder Garage
  • Gemeinschaftsflächen und Aushänge im Treppenhaus

Einzug und Auszug: die Unterschiede

Beim Einzug wird der Ist-Zustand aufgenommen, damit vorhandene Schäden später nicht dem Mieter zugerechnet werden. Beim Auszug wird derselbe Katalog erneut durchgegangen und mit dem Einzugsprotokoll verglichen. Deshalb sollten beide Protokolle identisch aufgebaut sein und gemeinsam archiviert werden.

Was der Mieter beim Einzug außerdem erhalten sollte

Neben dem Protokoll gehören die Regeln des Hauses zur Übergabe: Ruhezeiten, Mülltrennung, Brandschutz und Treppenhausnutzung. Werden sie erst nach dem ersten Konflikt kommuniziert, entstehen vermeidbare Beschwerden. Eine bebilderte, zweisprachige Hausordnung im A3-Format hängt sichtbar im Treppenhaus und erklärt die Regeln auf Deutsch und Englisch – auch für Bewohner ohne perfekte Deutschkenntnisse. Sie können sie im Editor für Ihr Objekt konfigurieren.

Häufige Fragen zum Wohnungsübergabeprotokoll

Nein, gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht. In der Praxis ist es aber das wichtigste Beweismittel über den Zustand der Wohnung bei Ein- und Auszug. Ohne Protokoll ist im Streitfall kaum nachweisbar, welche Schäden bereits vor dem Mietverhältnis bestanden.

Vermieter beziehungsweise die Hausverwaltung und alle im Mietvertrag genannten Mieter. Jede Partei erhält ein unterschriebenes Exemplar. Sinnvoll ist eine dritte Person als Zeuge, wenn eine Partei nicht erscheinen kann.

Datum und Adresse des Objekts, Namen der Beteiligten, Zählerstände (Strom, Gas, Wasser, Wärme), Anzahl der übergebenen Schlüssel, Zustand aller Räume inklusive Böden, Wände, Fenster, Türen, Sanitär und Heizkörper sowie eine Liste offener Mängel mit Fristen.

Zählernummer und Stand immer gemeinsam notieren und fotografieren. Bei Wärmemengenzählern und Warmwasserzählern gilt dasselbe. Die Werte gehen anschließend an die Versorger, damit die Abrechnung sauber zum Übergabetag getrennt wird.

Versteckte Mängel, die bei der Übergabe nicht erkennbar waren, können auch später gerügt werden. Offensichtliche Mängel, die nicht im Protokoll stehen, gelten dagegen in der Regel als akzeptiert – deshalb sollte das Protokoll vollständig und raumweise ausgefüllt werden.

Fotos ergänzen das Protokoll, ersetzen es aber nicht. Erst die von beiden Seiten unterschriebene Beschreibung ordnet den Zustand einem Datum und einer Wohnung zu. Fotos sollten datiert und dem Protokoll als Anlage beigefügt werden.

Dieser Ratgeber gibt allgemeine Hinweise zur Praxis der Wohnungsübergabe und stellt keine Rechtsberatung dar.